La Société d’histoire et de généalogie de Matane (SHGM) prend les mesures nécessaires pour protéger votre identité et les renseignements personnels que vous partagez avec nous. La politique de confidentialité suivante s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons par l’entremise de notre site web ou dans le cadre des relations que nous entretenons avec nos membres et notre clientèle.

En visitant et en utilisant le site Internet www.shgmatane.org, en achetant des produits ou sur le site, en communiquant avec nous ou en acceptant de recevoir des courriels l'utilisateur accepte ainsi la collecte, l'utilisation et la diffusion des informations qui lui sont propres, selon les termes présentés ici et dans les conditions d'utilisation.

Cette politique ne s’applique pas aux sites Web de tiers. La SHGM ne saurait donc être tenu responsable de leurs politiques, de leurs procédures ou de leurs pratiques en matière de confidentialité.

La collecte et l'utilisation des renseignements personnels transmis par l'utilisateur :

Aucun renseignement personnel n'est recueilli à moins du consentement préalable de l'utilisateur. Lorsque de telles informations lui sont demandées, celui-ci en est toujours explicitement et préalablement averti. Il aura toujours le choix de décliner cette demande ou de cesser un abonnement à un service personnalisé qu'il aurait auparavant choisi.

Nous recueillons vos renseignements personnels de plusieurs façons : 

• Lorsque vous devenez membre de la SHGM,
• Lorsque vous entrez vos renseignements personnels sur notre site,
• Lorsque vous achetez ou commandez des produits,
• Lorsque vous communiquez avec nous par téléphone ou par courriel,
• Lorsque vous présentez une demande d’emploi,
• Lorsque vous présentez une demande de services.

Selon les circonstances, les renseignements personnels peuvent comprendre vos prénom, nom, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone. Si vous réglez des achats par l’entremise de notre site Web, nous pouvons recueillir votre adresse de facturation et d’expédition afin d’être en mesure de livrer les produits commandés.

Vous pourriez devoir fournir des renseignements de carte de crédit pour finaliser un achat sur le site web. Nous avons comme politique de vous rediriger vers un portail de traitement des paiements hébergé par un fournisseur de services de paiement tiers (Stripe). Par conséquent, nous n’avons pas accès à votre numéro de carte de crédit. Cela signifie que, pour les transactions futures, vous devrez saisir de nouveau vos renseignements de carte de crédit. Vous devriez lire la politique de confidentialité accessible sur le Site Web de notre fournisseur de services de paiement à propos de vos renseignements de carte de crédit avant de les soumettre.

De plus, si vous choisissez de transmettre des renseignements personnels en remplissant un formulaire en ligne, lors d'une demande d'information diverse, l'information sera utilisée par la SHGM uniquement pour l'usage auquel ce renseignement est destiné, dans le but de répondre à votre demande d’information.

Si vous choisissez de transmettre des renseignements par courrier électronique, seule l'information requise pour répondre à votre demande sera utilisée. Les messages électroniques sont traités avec les mêmes mesures de confidentialité que le courrier expédié par la poste.

Tous les renseignements personnels recueillis serviront exclusivement à la SHGM et ne seront, en aucun cas, divulgués à une tierce partie.

Utilisation de photos :

Vous pouvez fournir des photos à la SHGM pour enrichir ses collections. Dans ce cas, vous reconnaissez que vous disposez des consentements et autorisations des personnes concernées ainsi que des droits d’auteur et d’utilisation appropriés.

Si vous souhaitez vous procurer des photos de nos collections, qui sont des portraits d’individus toujours en vie, vous reconnaissez que vous disposez des consentements et autorisations des personnes concernées. Dans le cas de portraits de personnes décédées, vous reconnaissez que vous disposez des consentements et autorisations des proches des personnes concernées.

Communication des renseignements personnels :

Seul.e.s les employé.e.s ou bénévoles qui ont besoin d’accéder à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs tâches peuvent avoir accès à vos données. Nous utilisons et divulguons vos renseignements personnels principalement dans les buts suivants :

• Exploiter, maintenir, améliorer et fournir toutes les fonctionnalités du site web, fournir les services et les renseignements que vous demandez, répondre aux commentaires et aux questions et fournir du soutien aux utilisateurs du site web;
• Comprendre et analyser les tendances et préférences d’utilisation de nos utilisateurs et utilisatrices, améliorer le site web et mettre au point de nouveaux produits et services et de nouvelles fonctionnalités;
• Communiquer avec vous en conformité avec les lois applicables;
• Toute autre fin permise ou requise par la loi.

Nous pouvons être amenés à communiquer vos renseignements personnels à des tiers qui fournissent des services pour notre compte, tels que le traitement des paiements, l’hébergement de notre site web. Ces fournisseurs de services sont liés par des conventions de non-divulgation et des restrictions légales régissant leur utilisation des renseignements que nous leur communiquons, et ils ne sont pas autorisés à utiliser ou à divulguer des renseignements personnels à d’autres fins que la prestation des services pour notre compte ou selon ce qui est autrement exigé par la loi applicable.

Sauf indication contraire des présentes, nous nous engageons à ne pas divulguer, louer, vendre ou céder à des tiers, ni échanger avec des tiers, les renseignements personnels concernant nos membres et nos clients, sans avoir obtenu au préalable leur consentement.

Conservation et sécurité des renseignements :

Nous avons mis en place divers moyens de protection physiques, administratifs et techniques conçus pour préserver la confidentialité et la sûreté des renseignements personnels que nous contrôlons. Tous les renseignements et informations personnelles recueillis sur le site sont enregistrés dans des secteurs inaccessibles au public et sécuritaires. Cependant, aucune mesure de sécurité n’est absolue ni entièrement garantie.

Par conséquent, la SHGM ne déclare et ne garantit aucunement que les renseignements personnels ne seront pas perdus, mal utilisés ou modifiés, et elle n’assume aucune responsabilité à l’égard des renseignements personnels que vous lui transmettez, ni à l’égard de l’utilisation ou de la mauvaise utilisation des renseignements personnels par vous ou des tiers.

Méfiez-vous des courriels et des appels téléphoniques non sollicités. Si vous utilisez un ordinateur public, fermez toujours votre session lorsque vous avez terminé. Ne communiquez jamais vos mots de passe. 

Nous conserverons vos renseignements personnels uniquement pendant la durée de votre abonnement à la SHGM ou pour la durée raisonnable nécessaire aux fins pertinentes précisées dans la présente politique et pour nous conformer à nos obligations juridiques et réglementaires. Toutes vos données sont détruites après leur durée d’utilisation.

Si vous souhaitez davantage d’information concernant la durée de conservation de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous en suivant les instructions fournies à la section « Nous joindre ».

Droits relatifs aux renseignements personnels :

Les membres de la SHGM et les usagers de nos divers services ont le droit de:

• Demander si nous traitons des informations et, le cas échéant, de demander l’accès aux renseignements personnels. Cela permet à la personne de recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons et certaines autres informations la concernant;
• Demander la correction de tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons;
• Demander de supprimer ou de retirer des renseignements personnels dans certaines circonstances. Il existe certaines exceptions en vertu desquelles nous pouvons refuser une demande de suppression, par exemple lorsque les renseignements personnels sont nécessaires au respect de la loi ou à des réclamations;
• Demander de cesser l'utilisation de ses informations personnelles ;
• Demander de suspendre le traitement de certains renseignements personnels, par exemple pour établir leur exactitude ou la raison de leur traitement;
• Demander le transfert de certains renseignements personnels à une tierce partie;
• Contester le fait que nous traitions des renseignements personnels sur la base d’un intérêt légitime (ou de celles d’un tiers) ou pour leurs propres fins de marketing. Cependant, nous pouvons être autorisés à continuer le traitement des données;
• Contester toute décision automatisée prise lorsque celle-ci a un effet juridique ou autre effet significatif similaire et demander qu’elle soit réexaminée;
• Retirer son consentement lorsque nous traitons des renseignements personnels avec le consentement de la personne.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des renseignements personnels.

Pour exercer n’importe lequel de ces droits, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées de la section « Nous joindre ». Veuillez noter que nous pouvons exiger que vous fournissiez une preuve d’identité pour répondre à votre demande. Ces données d’identification ne seront utilisées qu’à cette fin.

Données transmises automatiquement :

Dès le moment où l'utilisateur accède à notre site, certaines informations sont transmises automatiquement entre son ordinateur et le serveur hébergeant le site www.shgmatane.org. Les informations transmises ne permettent pas d'identifier personnellement l'utilisateur, cette transmission se fait en utilisant des fichiers témoins (cookies). L'information transmise n’est pas utilisée par la Société d’histoire et de généalogie de Matane.

Lorsque vous visitez notre site Web, nous recueillons l’adresse IP de tous les visiteurs de notre site Web et des renseignements connexes tels que le navigateur que vous utilisez, le système d’exploitation que vous utilisez, le temps passé sur le site Web, les habitudes d’utilisation de celui-ci, et le nom de domaine du site Web à partir duquel vous avez accédé à notre site. Nous recueillons ces renseignements afin de nous aider à évaluer votre expérience de notre site Web et à l’améliorer.

Mise à jour et modification de notre politique de confidentialité :

À tout moment, la SHGM se réserve le droit de modifier sa politique de confidentialité. Celle-ci peut être mise à jour périodiquement en fonction des changements survenus dans nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. La politique ainsi révisée sera affichée sur le site web. Nous traiterons vos renseignements personnels conformément à la politique en vigueur au moment de la collecte de ces renseignements, ou de la manière convenue avec vous. Il est par conséquent nécessaire de consulter régulièrement cette section du site.

Note importante :

Cette politique ne s’applique pas à la collecte, à la détention, à l’utilisation ou à la communication de matériel historique ou généalogique faite dans un but d’information légitime du public. 

Coordonnées

Pour toutes questions ou commentaires à propos de la présente politique ou de vos renseignements personnels, pour formuler une demande d’accès ou de correction, pour exercer vos droits applicables, pour formuler une plainte ou pour obtenir des renseignements sur nos politiques vous pouvez joindre notre responsable à la protection des renseignements personnels par la poste ou par courriel aux coordonnées suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels :

Serge Ouellet
Société d’histoire et de généalogie de Matane. 
320 boul. Dion, G4W 3M1 
418-562-9766 
info@shgmatane.org 

Politique adoptée le 4 septembre 2023.

Cette politique a été rédigée grâce à la collaboration du Conseil de la culture du Bas-Saint-Laurent. Merci à la direction du Conseil de la culture pour sa collaboration!